Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Penulisan Surat

Walaupun menghadapi kemajuan komunikasi mudah alih dan teknologi SMS, surat menulis terus menjadi cara komunikasi penting dan berkesan. Terutama dalam perbincangan dan perjanjian rasmi, mereka sering dimuktamadkan dalam surat.

Surat bertulis bermula dari zaman dahulu. Ia adalah cara berkomunikasi melalui pen dan beberapa jenis kertas. Nota-nota yang diluluskan di dalam kelas antara rakan-rakan dianggap sebagai surat. Tetapi surat rasmi adalah apa yang akan kita bawa untuk fokus dalam perbincangan ini.

Sangat penting untuk belajar bagaimana menulis surat dengan jelas dan berkesan. Jika tidak, anda gagal mendapatkan mesej yang betul. Perkara yang baik dengan menulis surat, berbeza dengan komunikasi lisan, adalah bahawa anda mempunyai masa untuk berhenti sejenak dan berfikir tentang apa yang anda ingin katakan, urutan perkara yang anda ingin katakan, dan pada masa yang sama dapat memilih kata-kata yang betul untuk menyampaikan mesej yang jelas.

Dalam menulis surat, tentukan tujuan anda. Ia akan memudahkan anda membuat ayat-ayat anda. Mengatur fikiran anda terlebih dahulu. Jika boleh, anda boleh membuat rancangan terlebih dahulu dan tulis surat percubaan. Baca secara berkala dan edit sepanjang jalan yang diperlukan.

Jelas dan pastikan data anda selesai. Berikan nama, tarikh, tempat, masa, nombor hubungan, alamat dan butiran spesifik lain yang perlu dan sesuai. Jika perlu, nyatakan alasan utama untuk menulis surat itu, dan apa yang anda mahu capai daripada membawa mesej itu.

Dapatkan nada yang sesuai. Ia sentiasa kritikal untuk mencapai nada yang betul. Elakkan terlalu formal atau terlalu kasual. Umumnya, huruf perniagaan harus memperoleh nada yang lebih formal. Surat peribadi kepada kawan lebih informal. Gunakan kata-kata hormat biasa dalam surat rasmi.

Pastikan ayat-ayat anda mudah dan ikhlas mungkin. Pembaca akan sentiasa merasakan sama ada anda asli atau hanya membuat cerita. Keluarkan dari istilah yang tidak biasa dengan penerima anda. Sebenarnya, sebagai peraturan umum, elakkan menggunakan perkataan yang tinggi. Gunakan perkataan biasa sebanyak mungkin. Sebagai contoh, jika anda maksudkan sesuatu yang besar, elakkan menggunakan perkataan "kolosal" apabila anda hanya bermaksud besar atau besar.

Surat yang ditulis dengan baik tidak dilampirkan. Ia memandu ke kesimpulan secara jelas. Ia mengekalkan mesej yang tepat namun lengkap. Ia tidak memukul semak belukar kerana hanya membuat pembaca menjadi lebih keliru.

Surat yang baik mempunyai inti mesej dalam paragraf pertama. Ia memperluas ke dalam butir-butir apabila surat itu berlangsung. Perenggan yang berjaya semuanya menyokong idea utama.